Les entreprises et leurs dirigeants ont besoin d’être soutenus dans les différentes activités. Pour cela, ils ont besoin des assistants de direction. Dans une administration, leur importance est à la fois louable et modeste. Néanmoins, pour bien jouir de leurs services, il faut faire un bon recrutement. Quelles sont les astuces à connaître pour leur embauche ?
Vérification du niveau de compétence
Il est essentiel de savoir que le rôle de l’assistant de direction est déterminant au sein de l’administration. Cela montre l’urgence de vérifier chaque information reçue du candidat. Lors de l’entretien, il ne faut pas se retenir de chercher des renseignements approfondis sur le postulant. Il faut chercher à connaître les détails sur les postes antérieurement brigués. C’est toujours bien de savoir les tâches que l’intéressé accomplissait quotidiennement à ces postes. Il ne faut pas oublier de demander les domaines d’actions des anciennes structures et leur taille si possible. Aucun détail n’est à ignorer, même le plus anodin est important. En fonction de la taille des structures, chercher à savoir les postes brigués et les apports faits. Il est important de savoir si le candidat sait être polyvalent. On peut demander son impact sur les rendements d’une entreprise.
Excepté son parcours professionnel, l’entretien offre l’opportunité d’examiner les aptitudes utiles détenues par le postulant. En particulier, les compétences qu’il a pour prétendre à un poste d’assistant. Il faut observer sa façon de converser et voir l’énergie avec laquelle il défend sa candidature. Cela peut donner une idée sur sa manière de s’organiser et sa gestion des priorités et du temps. Il peut aussi en ressortir sa capacité à élaborer de façon autonome un travail. On doit obligatoirement se renseigner sur l’habilité du candidat avec les logiciels et outils de bureau. Le postulant doit savoir utiliser Word, Excel et PowerPoint pour les présentations. Ce sont des paramètres importants, car il sera quotidiennement confronté à des tâches entrant dans ce registre.
Par ailleurs, il faut prévoir des épreuves pratiques pour juger des connaissances de base du postulant. Ces tests doivent prendre en compte les activités quotidiennes de la structure. C’est une façon de s’assurer des informations données par l’intéressé. Un détail important, ses rédactions doivent être exemptes de fautes d’orthographe. Il faut y veiller, car ce dernier est appelé à rédiger des documents au nom de l’entreprise. Ces documents parviendront à des collaborateurs externes, et il serait important pour l’image de la structure que ce soit sans erreur. Les épreuves pratiques varient d’une structure à l’autre, l’essentiel est d’être certain de faire le bon choix de candidat.
Évaluation du savoir-être
Dans une administration, un assistant peut se trouver être l’image de l’entreprise. Cela se remarque dans l’entreprise et même à l’extérieur. C’est l’assistant qui accueille souvent les clients ou les fournisseurs, donc son apparence est importante. À part cela, il doit avoir un bon langage aussi bien en face des clients qu’au téléphone. Un accueil chaleureux incitera une personne à revenir vers la structure, le contraire serait déplorable. Cette tâche revient à l’assistant donc il doit avoir les aptitudes pour les circonstances similaires. L’assistant est avant tout un bon orateur, une personne éloquente et rhétorique. C’est quelqu’un d’attentif et un excellent diplomate. Cela paraît un peu exigeant, mais pour l’intégrité de l’entreprise, il faut un assistant avec toutes ces qualités ou la majorité tout au moins.
Cependant, il est assez complexe de réussir à cerner totalement une personne pendant une entrevue. L’attitude du postulant tout au long de l’entretien peut-être une face, il faut donc faire attention. Néanmoins, il y a des détails qui ne trompent pas, il faut donc s’attarder sur cela. Il faut aussi regarder l’éloquence du candidat, sa gestion du stress, parfois son habillement. Il y a une panoplie d’éléments qui peuvent aider, il faut juste être un bon observateur.
