Vous désirez changer de site de travail, mais vous avez peur pour le déménagement de vos archives ? Vous aimeriez faire un déménagement de vos archives sans mauvaises surprises ? Tout cela se prépare de manière minutieuse afin d’éviter de perdre de précieuses archives. Dans la suite de cet article, vous découvrirez les étapes essentielles pour faire un déménagement d’archives.
Faire le tri dans vos archives
Déménager consiste généralement à déplacer les objets qui sont utiles. Nul ne conserve des objets qui ne servent plus. En effet, pour un déménagement d’archives vous devez vous séparer de vos documents qui ne vous servent plus. Pour vous faciliter la tâche, vous pouvez de ce fait, vous faire aider par un déménageur.
Par ailleurs, ce tri vous facilitera votre déménagement d’archives. Ainsi, vous diminuerez vos fonds d’archives. Vous pouvez aussi détruire les archives éliminables. En outre, vous pourrez le faire par une société ou compagnie de destruction de documents afin de préserver leur confidentialité.
Solliciter une société de transport de document
Un déménagement d’archive peut se faire soit par vous soit par une société spécialisée dans le secteur. Pour vous faciliter la tâche, vous pourriez le confier à la société de déménagement d’archives que vous aurez choisie. La société ou compagnie de déménagement se chargera du bon déroulement de votre déplacement d’archives.
Vous devez choisir une société en fonction du prix de sa prestation et de son expérience dans le domaine. Choisissez ceux qui ont eu le temps de visiter les lieux de départ et d’arrivé afin d’éviter tout malentendu. Ainsi, vous pourrez vous assurer que votre déménagement d’archives se fera sans encombre.
Faire appel à une société spécialisée dans le secteur du déménagement, vous facilites la tâche et sécurise vos documents. La société aura pour rôle de conserver vos documents pendant le transport. Par ailleurs, vous assurez la bonne qualité de vos archives. Ainsi, l’externalisation du déménagement de vos archives vous garantit un bon transport de vos documents.
Organiser votre déménagement dans un cahier de charges
Cette étape est essentielle pour vous permettre de faire un bon déménagement. Le cahier de charge est un document dans lequel vous donnez des instructions détaillées à votre société de déménagement d’archives. Il contient vos exigences concernant le transport et la sécurisation de vos archives, etc. Votre cahier de charge doit comporter certains éléments essentiels.
En effet, pour vous assurer un bon déménagement de vos archives, votre cahier de charges doit comporter :
- Des informations sur votre situation géographique (localisation, les accès, etc.) ;
- Les devoirs de la société (les différentes obligations à respecter) ;
- Les conditions de conservation de vos documents ;
- Le montant de la prestation et le point des documents à transférer ;
Cette étape vous permettra de planifier sans ambiguïté votre déménagement de document. Cela vous permet aussi de faire des économies sur votre déménagement. Cependant, tenir un bon cahier de charges exige un minimum d’organisation. Vous devez faire preuve de minutie. En cas de conflit avec votre société prestataire, ce cahier pourra vous servir de preuve.
Faire un bilan d’après déménagement
Une fois votre déménagement d’archives achevé, vous avez encore une chose très importante à faire. En effet, la fin du déménagement de vos documents ne signifie pas que votre rôle est achevé. Vous devez faire le bilan et le suivi de vos archives transportés. Cela vous permettra de vérifier si vos documents ont été bien transférés.
Pour résumé, un déménagement d’archives n’est pas une affaire de tout repos. Vous devez vous assurer d’avoir les bonnes informations. Dans le plan de cet article, vous avez bon nombre de conseils pour assurer un bon déménagement de vos documents. Alors, à vous de jouer.
