Il faut savoir que pour motiver les employés, il n’y a pas que le salaire qui compte. Ils ont besoin de travailler dans une bonne ambiance , d’avoir des moments de détente et de convivialité via les Team Building, les « afterworks » et différentes autres soirées. Cela permettra de resserrer les liens entre collègues et d’assurer une bonne cohésion au sein de l’entreprise. Voyez dans cette article l’organisation d’un bon Team Building.
Déterminer un calendrier de planning
Pour pouvoir bien organiser un évènement, il faut se donner le temps de le planifier. Cette étape offre beaucoup plus de chance de réussite que de tout faire au dernier moment. Pour une activité destinée à moins de 100 personnes, il est recommandé de prévoir au moins 4 à 6 semaines. Et si l’évènement est plus important, il faut essayer de prévoir un minimum de 2 à 3 mois. Mais avant tout, pensez à fixer une date pour votre Team Building en privilégiant les jours tranquilles, où il y a peu de projets actifs ou de deadline proche pour éviter tout stress. Il faut également le planifier hors des périodes de congé des employés.
Définir les objectifs du Team Building
Comme toute planification au sein d’une entreprise, le Team Building a ses propres objectifs. En général, il sert à renforcer la cohésion d’équipe au sein d’une entreprise, mais il peut être également organisé pour rassembler et pour récompenser les meilleurs employés ou pour donner des challenges pour l’année à venir. La définition de ces objectifs dépend surtout des besoins de l’entreprise. Plus les besoins sont clairs et précis, plus le Team Building sera qualitatif.
Constituer des équipes de planification
C’est très difficile pour une seule personne d’organiser un évènement tel qu’un Team Building dans son ensemble. Beaucoup trop d’éléments sont à prendre en compte pour qu’une seule personne assume toute la responsabilité. Pour faciliter les choses, il faut constituer une ou plusieurs équipes afin de pouvoir partager les différentes tâches nécessaires à l’organisation de l’évènement.
Et même dans le cas où vous voulez faire appel à une agence spécialisée dans l’organisation des évènements d’entreprise, il est nécessaire de désigner quelques personnes qui seront les interlocutrices du prestataire choisi.
Élaborer un budget détaillé
Pour dresser un budget pour ce genre d’évènement, il faut consulter la direction pour déterminer le montant disponible. L’essentiel est d’établir un budget réaliste avec une petite marge de manœuvre en cas de dépenses imprévues. Le budget doit principalement contenir : les prestataires d’activités, l’alimentation et les boissons, le transport et le stationnement, la réservation du lieu, le permis et l’assurance. Il faut planifier les coûts de l’activité et suivre les dépenses en cours de route avec l’aide d’une feuille de calcul.
Choisir le lieu
Le choix du lieu est également très important. En fonction de votre choix, vous pouvez faire participer plus ou moins de monde et privilégier certaines activités. Le choix du lieu sera évidemment conditionné par le nombre de participants. Mais il faut noter que la nature du lieu sera importante pour apporter une ambiance agréable à votre évènement.
Choisir la thématique
Pour le choix de la thématique, le secret est de choisir un thème qui sera proche des valeurs de votre entreprise. Cela permettra de montrer un peu mieux l’identité de votre entreprise à vos employés pour qu’ils puissent s’en imprégner. Le choix de l’animation est également primordial pour faire passer ces valeurs.
Élaborer un programme pour la journée
Pour que votre évènement soit réussi, il est nécessaire d’établir un agenda pour la journée. De l’heure d’arrivée jusqu’à la fin, l’agenda mettra en évidence ce que les participants auront à faire. Il est également recommandé de distribuer le programme aux employés, en les avertissant d’une possibilité de modification, pour qu’il n’y ait pas de mauvaise surprise et pour qu’ils puissent bien se préparer.
Débriefing du Team Building
Dans les jours qui suivent l’évènement, un débriefing doit avoir lieu auprès des employés pour leur permettre d’exprimer quelques commentaires. Cette étape permet de vérifier si le Team Building a permis d’atteindre vos objectifs et de recueillir des informations utiles pour que le prochain Team Building soit plus efficace .
