La bonne réception du courrier est un facteur incontournable pour toute entreprise. Très pratique, la boîte postale professionnelle permet d’externaliser la réception. Elle permet aussi de protéger votre vie privée et de recevoir votre courrier en toute discrétion. Toutefois, une procédure s’avère indispensable. Ci-après, découvrez comment installer une boîte postale professionnelle pour votre entreprise.
Qu’est-ce qu’une boîte postale professionnelle ?
Une boîte postale professionnelle est un casier à lettre installé dans un bureau de poste qui a pour rôle de stocker le courrier reçu. Il s’agit d’une solution proposée par la Poste et qui permet d’obtenir une adresse différente de son lieu de résidence. C’est une boîte qui permet aussi de colleter ses courriers. Cette pratique est notamment plébiscitée par les entreprises ne possédant pas un service spécialisé pour gérer et recevoir du courrier.
Vous pouvez en effet, obtenir une boîte postale professionnelle à raison d’un abonnement périodique. L’entreprise peut ainsi venir récupérer son courrier directement dans son casier, et ceci durant les heures d’ouverture du bureau de poste. Il faut noter que chaque casier est doté d’un numéro et d’un système de verrouillage. Cela garantit surtout une réception de courrier sécurisée.
Quelle procédure pour installer une boîte postale professionnelle ?
L’installation d’une boîte postale pour l’entreprise est une procédure assez simple. Il suffit en effet de vous rendre au bureau de Poste de votre secteur et de demander à un agent de vous ouvrir un abonnement à une boîte postale professionnel.
Une fois les pièces justificatives remises, vous devez choisir une formule d’abonnement (mensuel ou annuel) et les modalités de paiement. Il peut s’agir d’un paiement par chèque, par carte bancaire ou encore en numéraire. Vous devez ensuite signer un contrat pour l’installation de votre boîte postale professionnelle. Une fois le contrat signé, les clés de la boîte qui sera le lieu d’adresse à remettre à vos correspondants vous seront remises.
En cas de perte des clés, vous avez la possibilité de changer la serrure sur demande. Il faut noter par ailleurs que d’autres personnes que le dirigeant peuvent récupérer les courriers. Pour ce faire, vous devez impérativement signer des mandats qui autorisent des personnes tierces à le faire.
Quels sont les avantages de la boîte postale professionnelle pour votre entreprise ?
Installée dans un bureau de poste, la boîte postale professionnelle est très pratique. Elle permet è votre entreprise de recevoir et de stocker le courrier reçu. Mais ce n’est pas tout ! Recevoir une boîte postale présente également d’autres avantages à votre entreprise :
- un service parfait pour l’entrepreneur ne possédant pas de local ou qui change souvent d’adresse ;
- un plus haut niveau de confidentialité et de sécurité du courrier grâce à son identification par numéro et au système de verrouillage ;
- la possibilité de récupérer les plis à tout moment de la journée et selon les heures d’ouverture ;
- la boîte postale est une aubaine en cas d’absence répétée ;
- le choix d’un service de réexpédition définitive ou temporaire par sa boîte postale ;
- une appellation supplémentaire pour permettre au personnel de recevoir leur courrier dans la même boîte postale.
Outre ces avantages, avoir une boîte postale permet à l’entreprise d’éviter que les courriers soient perdus ou renvoyés à l’expéditeur à cause d’une erreur sur l’adresse. Ce risque est fortement réduit grâce à la simplicité du numéro de la boîte postale. Enfin, la boîte postale est accessible aux heures qui vous conviennent. Vous avez la possibilité d’aller relever le courrier par vous-même et ainsi traiter les courriers plus tôt.
En définitive, la boîte postale professionnelle est un outil efficace pour assurer la gestion et la réception du courrier. Toutefois pour l’installer, un abonnement avec des modalités de paiement s’impose.
